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Coursier à vélo au quotidien : déclarations, gestion et organisation

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La micro-entreprise étant, comme son nom l'indique, une entreprise, se lancer comme coursier sous ce régime implique une certaine organisation, des déclarations à effectuer et quelques responsabilités de plus qu'un poste salarié.

Coursier à vélo au quotidien

Si vous vous deman­dez com­ment vous lan­cer, vous pou­vez com­men­cer par consul­ter notre guide sur com­ment deve­nir cour­sier, ain­si que les démarches pour deve­nir micro-entre­pre­neur. Cela fait, et une fois que vous serez lan­cé, voi­ci quelques conseils pour bien gérer votre quo­ti­dien, votre temps de tra­vail et votre entre­prise.

Quelques conseils pour évi­ter les mau­vaises surprises 

Il y a un cer­tain nombre de démarches facul­ta­tives mais qui sont for­te­ment recom­man­dées afin de ne pas avoir de mau­vaises surprises.

Orga­ni­ser son emploi du temps 

La pre­mière des choses est de s’or­ga­ni­ser à l’a­vance pour savoir quand tra­vailler. En effet, il n’y a aucune contrainte, aucune poin­teuse et per­sonne ne va vous appe­ler si vous êtes absent ou en retard… Le manque de moti­va­tion ou d’or­ga­ni­sa­tion peut donc rapi­de­ment impac­ter le temps de tra­vail et vos reve­nus. Il ne faut donc pas hési­ter à faire son plan­ning à l’a­vance, se fixer un quo­ta d’heures et essayer de s’y tenir.

En fonc­tion des pla­te­formes, on ne pour­ra pas tou­jours faire autant d’heures qu’on le sou­haite. Effec­ti­ve­ment, la plu­part impose des réser­va­tions sur les cré­neaux, qui ne sont pas tou­jours dis­po­nibles. Le meilleur moyen de ne pas être uni­que­ment dépen­dant de ces cré­neaux est de cumu­ler les pla­te­formes pour pou­voir se connec­ter sur cha­cune d’entre elles, dès lors que vous sou­hai­tez travailler.

Si vous vou­lez maxi­mi­ser votre chiffre d’af­faire, pen­sez à adap­ter vos cré­neaux à la demande de vos clients. Pour la Food­Tech, les com­mandes seront plus nom­breuses les soirs du week-end. À contra­rio, cer­tains par­te­naires de Stuart vous feront plu­tôt tra­vailler en jour­née (com­merces non-ali­men­taires, messageries/​colis), et You2You ne vous pro­po­se­ra des tour­nées qu’en fin d’a­près-midi du lun­di au vendredi.

Avoir le bon matériel 

Si vous sui­vez le conseil pré­cé­dent et que vous mul­ti­pliez les pla­te­formes avec les­quelles vous tra­vaillez, nous vous conseillons d’in­ves­tir dans vos propres sacs de livrai­son plu­tôt que d’u­ti­li­ser ceux four­nis par les plateformes.

À par­tir du moment où vous êtes pro­prié­taire de votre sac et que c’est votre outil de tra­vail, il va de soi qu’il faut en prendre soin. Si par exemple vous livrez de la nour­ri­ture, et d’au­tant plus si vous livrez de la nour­ri­ture ain­si que des courriers/​colis, pen­sez à le net­toyer régu­liè­re­ment. Cela doit être fait tant par sou­ci du res­pect des mar­chan­dises qui vous sont confiées, que par sou­ci du res­pect de la sécu­ri­té alimentaire.

Concer­nant votre vélo, vous allez faire beau­coup de kilo­mètres et l’u­sure va s’ac­cé­lé­rer d’au­tant plus. Faire entre­te­nir son vélo par un pro­fes­sion­nel dans ces condi­tions peut vite vous reve­nir cher. Autant que pos­sible, il fau­dra donc essayer d’as­su­rer soi-même l’en­tre­tien du vélo (à mini­ma, les basiques : chan­ge­ments des chambres à air, pneus, chaîne, patins ou pla­quettes de freins, dévoi­lage des roues).

Si vous n’y connais­sez rien en méca­nique vélo, faites-vous aider. Il existe dans de nom­breuses villes des ate­liers d’au­to-répa­ra­tion, dans les­quels vous serez gui­dé pour répa­rer vous-même sans prendre le risque d’endommager votre vélo.

Bien gérer ses revenus 

Il faut rap­pe­ler qu’il est obli­ga­toire d’a­voir un compte ban­caire dédié à votre acti­vi­té. Ce compte ne doit pas néces­sai­re­ment être un compte « pro », il peut s’a­gir d’un second compte cou­rant dans votre banque habi­tuelle. Cepen­dant, il doit être réser­vé à l’en­cais­se­ment de vos reve­nus, au paie­ment de vos coti­sa­tions et impôts d’entreprise.

Pour ne pas être pris de court au moment de payer ses coti­sa­tions à l’URS­SAF, nous vous conseillons de tenir un tableau très simple. Vous pou­vez vous baser sur le modèle ci-des­sous. Il faut rem­plir ce tableau à chaque paie­ment qui arrive sur votre compte. Ceci per­met de tou­jours gar­der sur son compte dédié de quoi hono­rer les pré­lè­ve­ments de l’URS­SAF. Cela vaut d’au­tant plus lorsque vous optez pour la décla­ra­tion tri­mes­trielle, qui peut entraî­ner des mon­tants de coti­sa­tions assez importants.

Tableau gestion paiements coursier
Tableau gestion paiements coursier

Bien enten­du, les taux sont à adap­ter selon votre situa­tion au regard de l’ACRE (ancien­ne­ment ACCRE). Si vous êtes à 5,5 % de coti­sa­tion, vous pou­vez rem­pla­cer le « 0,75 » par « 0,93 » et le « 0,25 » par « 0,07 », ain­si de suite. Ces coef­fi­cients sont volon­tai­re­ment un peu plus éle­vés que le taux réel de coti­sa­tion : cela per­met de gar­der, à chaque paie­ment, un peu d’argent de côté pour le paie­ment de la Coti­sa­tion Fon­cière des Entre­prises (CFE) à la fin de l’année.

Enfin, si vous vou­lez vous assu­rer de ne pas dépen­ser tous vos reve­nus au fur et à mesure que vous les encais­sez, vous pou­vez gar­der vos reve­nus sur votre compte dédié et ne vous ver­ser une rému­né­ra­tion qu’à la fin du mois, en une seule fois. Bien sûr tout dépend de vos charges et de votre orga­ni­sa­tion per­son­nelle, cer­tains s’en sortent très bien en se ver­sant leurs reve­nus sur leur compte cou­rant tous les jours.

Se pro­té­ger en cas d’accident 

Afin de se pro­té­ger lors de l’exer­cice de votre acti­vi­té, pen­dant vos livrai­sons, vous aurez besoin d’une Res­pon­sa­bi­li­té Civile Pro­fes­sion­nelle (RC Pro). La RC Pro per­met d’être cou­vert si jamais vous cau­sez des dom­mages à des tiers, lors de livrai­sons.

Cer­taines pla­te­formes, comme Deli­ve­roo ou Uber Eats, pro­posent des RC Pro aux cour­siers qui tra­vaillent en leur nom. Tou­te­fois, ces contrats de pro­tec­tions sont très par­tiels et ne vous pro­tègent que lorsque vous livrez pour la pla­te­forme qui vous four­nit la RC Pro.

Par consé­quent, si vous tra­vaillez pour plu­sieurs pla­te­formes en même temps, nous vous conseillons de sous­crire à votre propre RC Pro. Ain­si, vous serez inté­gra­le­ment cou­vert, sur n’im­porte quelle pla­te­forme, tout en gar­dant votre indépendance.

Les démarches obligatoires 

En tant que cour­sier micro-entre­pre­neur, vous vous devez de réa­li­ser des démarches qui sont obli­ga­toires et qui vous évi­te­ront ain­si de futurs problèmes.

La fac­tu­ra­tion

Concer­nant la fac­tu­ra­tion, il y a trois cas de figures qui peuvent se pré­sen­ter afin d’é­ta­blir cor­rec­te­ment ses factures.

L’au­to-fac­tu­ra­tion

Tout d’a­bord, l’au­to-fac­tu­ra­tion. Dans ce cas, c’est le client qui émet lui-même, en votre nom, la fac­ture qu’il s’a­dresse. Ceci est ren­du pos­sible par le fait que vous concé­dez au client un man­dat de fac­tu­ra­tion, inclus dans les contrats de pres­ta­tions de ser­vice avec la plu­part des pla­te­formes. C’est le cas par exemple, avec Deli­ve­roo ou You2You. Par consé­quent, vous n’a­vez rien de plus à faire, la fac­ture vous est envoyée à titre infor­ma­tif, pour que vous puis­siez la pré­sen­ter en cas de contrôle fiscal.

L’é­mis­sion en notre nom 

Ensuite, la pla­te­forme peut n’ef­fec­tuer que de la mise en rela­tion. C’est le cas par exemple d’U­ber Eats et de Stuart. Ces pla­te­formes dis­posent éga­le­ment de man­dats de fac­tu­ra­tion, elles émettent donc elles aus­si des fac­tures en votre nom, mais pour les adres­ser cette fois non pas à elles-mêmes mais à vos clients : les res­tau­rants ou autres com­merces que vous avez livré.

Dans ce cas vous rece­vrez par mail un réca­pi­tu­la­tif d’ac­ti­vi­té, qui résume les sommes totales qui vous sont ver­sées. Si vous avez besoin des fac­tures (par exemple dans le cas d’un contrôle), vous pou­vez les deman­der par mail à Stuart ou les retrou­ver dans votre espace en ligne pour Uber Eats.

La fac­ture classique 

Enfin, si vous ne pas­sez pas par une pla­te­forme et démar­chez vous-même vos clients, vous devrez éta­blir votre fac­ture vous-même. Pour être valide, une fac­ture doit com­por­ter cer­taines men­tions obli­ga­toires, que vous pour­rez retrou­ver ici. Vous pou­vez éga­le­ment vous ins­pi­rer des fac­tures émises par les pla­te­formes en votre nom.

Les décla­ra­tions de coti­sa­tions sociales, à l’URSSAF 

Vous devez décla­rer votre chiffre d’af­faires brut à l’URS­SAF, en tant que « pres­ta­tions de ser­vices com­mer­ciales ou arti­sa­nales », tous les mois ou tous les tri­mestres selon l’op­tion choi­sie. Les décla­ra­tions sont à effec­tuer sur autoen​tre​pre​neur​.urs​saf​.fr. Le mon­tant varie en fonc­tion de votre situa­tion au regard de l’ACRE. Si vous en béné­fi­ciez, le taux la pre­mière année est de 11 %. Sinon, si vous ne béné­fi­ciez pas de l’ACRE ou que vous êtes à la deuxième année, le taux est de 22 %.

Les autres déclarations 

Il existe tout un tas d’autres décla­ra­tions à effec­tuer auprès de nom­breux autres orga­nismes afin de récu­pé­rer ou de payer des choses supplémentaires.

Deman­der son numé­ro de TVA intracommunautaire 

Avant de pou­voir faire les deux décla­ra­tions ci-des­sous, vous devrez deman­der votre numé­ro de TVA intra­com­mu­nau­taire. Ce numé­ro vous sera aus­si deman­dé par Uber Eats afin de pou­voir com­men­cer à livrer.

La Décla­ra­tion de Taxe sur la Valeur Ajou­tée (TVA)

En tant que cour­sier à vélo et micro-entre­pre­neur, vous n’êtes pas rede­vable de la TVA. Néan­moins, vous devez effec­tuez une décla­ra­tion de TVA sur les frais de ser­vice Uber Eats.

La Décla­ra­tion Euro­péenne de Ser­vices (DES)

La Décla­ra­tion Euro­péenne de Ser­vices est obli­ga­toire si vous tra­vaillez avec Uber Eats ou une autre entre­prise que vous fac­tu­rez dans l’U­nion Européenne.

Les impôts

Concer­nant les impôts, vous devez décla­rer chaque année vos reve­nus en tant que par­ti­cu­lier (espace par­ti­cu­lier sur impots​.gouv​.fr). Pen­sez à décla­rer votre chiffre d’af­faires brut car le ser­vice des impôts se char­ge­ra ensuite de cal­cu­ler votre abat­te­ment forfaitaire.

La Coti­sa­tion Fon­cière des Entre­prises (CFE)

Vous devrez aus­si payer un autre impôt : la CFE. Cepen­dant, cette fois, c’est en tant qu’en­tre­prise (espace pro­fes­sion­nel sur impots​.gouv​.fr) que vous devez déclarer.

Pour tout savoir sur la fis­ca­li­té, vous pou­vez vous réfé­rer à cette publi­ca­tion dans notre groupe Facebook.

La Caisse d’Al­lo­ca­tions Fami­liales (CAF)

Concer­nant la CAF, vous pou­vez selon votre situa­tion et vos reve­nus, être éli­gible à cer­taines aides, notam­ment la Prime d’Ac­ti­vi­té. Si vous faites une demande ou une décla­ra­tion à la CAF, décla­rez là encore votre chiffre d’af­faires brut. La CAF se charge ensuite d’ap­pli­quer un abat­te­ment tenant compte des coti­sa­tions et charges éven­tuelles que vous pour­riez avoir en tant que micro-entrepreneur.

Les docu­ments à four­nir aux clients 

En théo­rie, il fau­drait léga­le­ment four­nir à tous nos clients, au moins tous les six mois, trois docu­ments obli­ga­toires. En pra­tique, seul Deli­ve­roo s’at­tache à gar­der ces docu­ments à jour. Pour se faire la pla­te­forme a confié la ges­tion de ces docu­ments à leur par­te­naire e‑attestations, qui pour­ra donc vous contac­ter dès lors que l’un ou plu­sieurs des docu­ments ci-après doivent être mis à jour.

Le jus­ti­fi­ca­tif d’immatriculation 

Le pre­mier de ces docu­ments est le jus­ti­fi­ca­tif d’im­ma­tri­cu­la­tion. Afin de vous évi­ter d’a­voir à com­man­der un nou­vel extrait KBIS tous les six mois, e‑attestations génère auto­ma­ti­que­ment un jus­ti­fi­ca­tif d’im­ma­tri­cu­la­tion à par­tir des infor­ma­tions recueillies auprès de l’IN­SEE et d’In­fo­greffe. Il sera donc auto­ma­ti­que­ment gar­dé à jour et vous n’au­rez pas à vous en soucier.

La liste nomi­na­tive des sala­riés étrangers 

Le second docu­ment est la liste nomi­na­tive des sala­riés étran­gers. Là encore, e‑attestation peut la géné­rer à votre place. Il vous suf­fi­ra de cocher « non » à la ques­tion « Employez-vous des sala­riés étran­gers sou­mis à auto­ri­sa­tion de tra­vail ? ». Si vous êtes vous-même de natio­na­li­té étran­gère mais micro-entre­pre­neur en France, vous pou­vez cocher « non » éga­le­ment, dans la mesure ou vous ne vous employez pas vous-même.

L’at­tes­ta­tion de vigilance 

Enfin, le der­nier docu­ment est l’at­tes­ta­tion de vigi­lance. Ce docu­ment atteste que vous êtes à jour en matière de décla­ra­tion et de paie­ment de vos coti­sa­tions. Nous vous expli­quons com­ment obte­nir l’at­tes­ta­tion de vigi­lance sur cette page.

Si tou­te­fois Deli­ve­roo ou Uber Eats vous la réclame avant (donc dans les tous pre­miers mois d’ac­ti­vi­té), n’hé­si­tez pas à les contac­ter par mail pour les pré­ve­nir que vous ne pour­rez avoir votre attes­ta­tion de vigi­lance qu’à l’is­sue de votre pre­mière déclaration.